การสอบไล่ภาค 1 ปีการศึกษา 2558
ข้อสอบกระบวนวิชา POL 4321 การบริหารร่วมสมัย
คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ ให้นักศึกษาเลือกตอบเพียง 3 ข้อ
ข้อ 1 คําว่า “องค์การ” และ “องค์กร” ภาษาอังกฤษใช้คําใด 2 คําดังกล่าวแตกต่างกันหรือไม่ อย่างไร จงอธิบาย ผู้บริหารในองค์การภาครัฐแบ่งเป็นกี่ระดับ จงอธิบาย พร้อมเชื่อมโยงกับทักษะของผู้บริหารในแต่ละระดับมาให้เข้าใจอย่างชัดเจน
แนวคําตอบ
คําว่า “องค์การ” ในภาษาอังกฤษใช้คําว่า “Organization” ส่วนคําว่า “องค์กร” ในภาษา อังกฤษใช้คําว่า “Organ” ซึ่งทั้ง 2 คํานี้มีความหมายแตกต่างกัน โดยคําว่า “องค์การ” หมายถึง ศูนย์รวมของกิจการ ที่ประกอบกันขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานของรัฐ หรือหน่วยงานระหว่างประเทศ ส่วนคําว่า “องค์กร” หมายถึง บุคคลหรือหน่วยงาน ซึ่งเป็นส่วนประกอบย่อยของหน่วยงานใหญ่ที่ทําหน้าที่สัมพันธ์กัน หรือ ขึ้นต่อกัน เช่น มหาวิทยาลัยรามคําแหงเป็นองค์การ ส่วนคณะ สํานัก สถาบันและศูนย์ต่าง ๆ ซึ่งเป็นหน่วยงานย่อย ของมหาวิทยาลัยรามคําแหงเป็นองค์กร หรือกระทรวงมหาดไทยเป็นองค์การ ส่วนกรม กองต่าง ๆ ซึ่งเป็น หน่วยงานย่อยของกระทรวงมหาดไทยเป็นองค์กร นอกจากนี้ยังมีบางหน่วยงานที่กฎหมายระบุให้เป็นองค์กรมิใช่ องค์การ เช่น องค์กรอิสระ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น เป็นต้น
ระดับของผู้บริหารในองค์การภาครัฐ
ผู้บริหารในองค์การภาครัฐแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ
1 ผู้บริหารระดับสูง (Top Management) เป็นผู้ที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับ องค์การทั้งหมด การตัดสินใจ การกําหนดนโยบายและกลยุทธ์ การกําหนดวัตถุประสงค์ พันธกิจ และแก้ไขปัญหา ข้อขัดแย้งต่าง ๆ ในองค์การ เช่น ปลัดกระทรวง อธิบดี รองอธิบดี เป็นต้น
2 ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Management) เป็นผู้ประสานงานระหว่างผู้บริหาร ระดับสูงกับผู้บริหารระดับต้น เพื่อนําแผนไปสู่การปฏิบัติ กําหนดนโยบายของแต่ละฝ่าย วางแผนระยะกลาง มอบหมายงาน ประสานงาน และตรวจสอบควบคุมงานให้เป็นไปตามแผน เช่น ผู้อํานวยการกอง เป็นต้น
3 ผู้บริหารระดับต้น หรือระดับปฏิบัติการ (Supervisory or Operational – Management) เป็นผู้ที่มีหน้าที่มอบหมายงาน ควบคุมและดูแลการปฏิบัติงานในแผนกงานที่รับผิดชอบ เช่น หัวหน้าแผนก/ฝ่าย หรือหัวหน้างาน เป็นต้น
ทักษะของผู้บริหาร Katz ได้แบ่งทักษะของผู้บริหารออกเป็น 3 ทักษะ คือ
1 ทักษะด้านเทคนิค (Technical Skills) เป็นทักษะที่เกี่ยวข้องกับความสามารถใน การนําความรู้ไปประยุกต์ใช้และความเชี่ยวชาญในงาน วิธีปฏิบัติงาน ตลอดจนกระบวนการทํางาน
2 ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ (Human Skills) เป็นทักษะเกี่ยวกับการสร้างความร่วมมือ การทํางานเป็นทีม ซึ่งทักษะเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับการทํางานด้านการสื่อสารกับบุคคลและกลุ่มผลประโยชน์ หรือเกี่ยวข้องกับการทํางานกับคนนั่นเอง
3 ทักษะด้านความคิด (Conceptual Skills) เป็นทักษะเกี่ยวกับความสามารถในการ เข้าใจองค์การในภาพรวม ความสามารถในการเข้าใจหน้าที่ขององค์การ และการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การ กับสภาพแวดล้อม รวมถึงการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อองค์การ
ทักษะแต่ละด้านนั้นมีความจําเป็นต่อผู้บริหารแต่ละระดับแตกต่างกัน ดังนี้
1 ผู้บริหารระดับต้น หรือระดับปฏิบัติการ จําเป็นต้องมีทักษะด้านเทคนิคและด้านมนุษยสัมพันธ์เป็นหลัก
2 ผู้บริหารระดับกลาง จําเป็นต้องมีทักษะด้านเทคนิค ด้านมนุษยสัมพันธ์ และด้านความคิด เป็นหลัก
3 ผู้บริหารระดับสูง จําเป็นต้องมีทักษะด้านความคิดและด้านมนุษยสัมพันธ์เป็นหลัก ทั้งนี้ทักษะที่ผู้บริหารทุกระดับจําเป็นต้องมีก็คือ ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์
ข้อ 2 จงอธิบายความหมายของ “การเปลี่ยนแปลงในองค์การ” (Organizational Change) และสภาวการณ์ที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์การมีอะไรบ้าง พร้อมกับยกตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐด้านวัฒนธรรมองค์การมา 2 ตัวอย่างกับชื่อนักคิดมา 1 ท่าน
แนวคําตอบ
ความหมายของการเปลี่ยนแปลงในองค์การ (Organizational Change)
ณัฎฐพันธ์ เขจรนันท์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง กระบวนการสร้างการ เปลี่ยนแปลงในองค์การโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาในองค์การ หรือพยายามปรับปรุงองค์การให้ก้าวหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ปัญหา การวางแผนและดําเนินการสร้างวัฒนธรรมองค์การที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการ เปลี่ยนแปลงองค์การจะใช้เทคนิคทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ สังคมวิทยา และการวิจัยเชิงปฏิบัติการ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้บริหารระดับสูงเป็นบุคคลที่มีบทบาทสําคัญในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง
ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง การเปลี่ยนแปลง องค์การทั้งหมดหรือบางส่วนขององค์การ เช่น การออกแบบโครงสร้างองค์การใหม่ การติดตั้งระบบสารสนเทศใหม่ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ การออกแบบงาน กระบวนการทํางาน เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมองค์การ เป็นต้น
สภาวการณ์หรือปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์การสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ปัจจัยภายนอกองค์การ และปัจจัยภายในองค์การ ดังข้อเสนอของนักวิชาการต่อไปนี้
Patrick Dawson ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Understanding Organizational Change (2003) ว่า ประเภทของสิ่งกระตุ้นที่นําไปสู่การเปลี่ยนแปลงในองค์การมีปัจจัยมาจาก 2 ปัจจัย คือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ ประกอบด้วย 6 ปัจจัย คือ
1) กฎหมายและกฎระเบียบของรัฐบาล เช่น นโยบายระดับชาติ ข้อตกลงระดับโลกเกี่ยวกับมลภาวะและสิ่งแวดล้อม ข้อตกลงเกี่ยวกับภาษีและการค้า
2) กระแสโลกาภิวัตน์ของการตลาดและการค้าระหว่างประเทศ เช่น แรงกดดันจากภาวะการแข่งขันทั้งจากตลาดภายในและต่างประเทศ
3) เหตุการณ์สําคัญทางการเมืองและสังคม เช่น การเกิดวินาศกรรมที่ประเทศสหรัฐอเมริกาเมื่อวันที่ 11 กันยายน ค.ศ. 2001
4) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี เช่น องค์การต่าง ๆ ได้นําเทคโนโลยีชั้นสูงมาใช้ในการผลิตสินค้า
5) ความเจริญเติบโตและการขยายตัวขององค์การ เช่น องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นมีความซับซ้อนมากขึ้น จึงจําเป็นต้องพัฒนากลไกการประสานงานให้มีความเหมาะสม
6) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ เช่น การเปลี่ยนแปลงอันเนื่องมาจากความผันแปรของภาวะเศรษฐกิจ
2 ปัจจัยภายในองค์การ ประกอบด้วย 4 ปัจจัย คือ
1) เรื่องของเทคโนโลยี เช่น การประชุมผ่าน Video-Conferencing การนําคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบัญชีและระบบสารสนเทศ
2) เรื่องเกี่ยวกับงานโดยตรง เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบการผลิตหรือการบริการ
3) เรื่องเกี่ยวกับผู้รับบริการ เช่น ในการพัฒนาและการปฏิบัติในเรื่องทรัพยากรมนุษย์
เกี่ยวกับการจัดโปรแกรมการฝึกอบรม และการเพิ่มพูนทักษะที่หลากหลาย การทํางานเป็นทีม
4) เรื่องเกี่ยวกับโครงสร้างการบริหารงาน เช่น การปรับปรุงโครงสร้างการทํางานและการกําหนดความสัมพันธ์ของอํานาจหน้าที่ในองค์การใหม่
Kinicki and Kreitner ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Organizational Behavior : Key Concepts, Skills & Best Practices (2008) ว่า ปัจจัยที่เป็นเหตุให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์การต่าง ๆ มาจากปัจจัย 2 ประการ คือ
1 ปัจจัยภายนอกองค์การ เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการผลิตและบริการ ซึ่งมี 4 ปัจจัยสําคัญ คือ
1) ลักษณะของประชากร เนื่องจากปัจเจกบุคคลมีลักษณะที่แตกต่างกัน องค์การ ต่าง ๆ จึงต้องมีระบบการจัดการที่หลากหลายอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากร รวมทั้ง ทําให้บุคลากรเกิดความผูกพันต่อองค์การ นอกจากนี้สิ่งท้าทายขององค์การ คือ จะต้องกระตุ้นให้บุคลากรได้ใช้ ศักยภาพที่เขามีให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด
2) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี องค์การต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์การภาครัฐหรือ องค์การภาคเอกชนล้วนแล้วแต่ต้องการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงผลผลิตและการแข่งขันให้บริการกับลูกค้า
3) การเปลี่ยนแปลงลูกค้าและการตลาด เนื่องจากลูกค้ามีความต้องการที่หลากหลาย และต้องการสินค้าที่มีคุณภาพ รวมทั้งการแข่งขันที่มีมากขึ้น จึงทําให้องค์การต่าง ๆ ต้องปรับกลยุทธ์ในการผลิตสินค้า และบริการให้มีคุณภาพ
4) แรงกดดันทางด้านสังคมและการเมือง เป็นปัจจัยที่มาจากเหตุการณ์ทางด้าน สังคมและการเมือง เช่น กรณีปัญหาการทุจริตด้านการเงินในบริษัทใหญ่ ๆ ส่งผลให้องค์การนั้นมีปัญหาจนต้อง ปิดกิจการ นอกจากนี้เหตุการณ์การเมือง เช่น การเกิดสงครามทําให้ส่งผลกระทบต่อการผลิตสินค้าและบริการ
2 ปัจจัยภายในองค์การ เช่น ความพึงพอใจในการทํางานต่ำ ผลผลิตตกต่ำ การเข้าออก จากงานสูง มีปัญหาความขัดแย้งมาก ซึ่งโดยทั่วไปปัจจัยภายในองค์การที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมักจะมาจาก ปัญหาทรัพยากรมนุษย์และพฤติกรรมทางการบริหาร
ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐด้านวัฒนธรรมองค์การ
แต่เดิมนั้นองค์การภาครัฐต่าง ๆ ไม่ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ แต่ในปัจจุบันมีหลายองค์การ ที่ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การเพื่อให้ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ทุกคนปฏิบัติ ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานราชการ บรรลุเป้าหมาย ซึ่งมีตัวอย่างดังนี้
คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยรามคําแหง ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ 6 ประการ ซึ่งเรียกว่า “POLSCI” ประกอบด้วย
1 P = Positive Thinking คือ การคิดในทางบวก
2 O = Ownership คือ ความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์การ
3 L = Leader of Change คือ การเป็นผู้นําในการเปลี่ยนแปลง
4 S = Service Mind คือ การมุ่งมั่นที่จะให้บริการที่ดี
5 C = Continuous Learning คือ การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
6 I = Integrity & Ethics คือ การมีความซื่อสัตย์และคุณธรรมจริยธรรม
มหาวิทยาลัยมหิดล ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ 7 ประการ โดยดัดแปลงมาจากคําว่า “MAHIDOL” ประกอบด้วย
1 M = Mastery คือ เป็นนายแห่งตน
2 A = Altruism คือ มุ่งผลเพื่อผู้อื่น
3 H = Harmony คือ กลมกลืนกับสรรพสิ่ง
4 I = Integrity คือ มั่นคงยั่งยืนในคุณธรรม
5 D = Determination คือ แน่วแน่กล้าตัดสินใจ
6 O = Originality คือ สร้างสรรค์สิ่งใหม่
7 L = Leadership คือ ใฝ่ใจเป็นผู้นํา
ตัวอย่างนักคิดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในองค์การ เช่น
Kurt Lewin ได้เสนอกระบวนการเปลี่ยนแปลงองค์การไว้ 3 ขั้นตอน ประกอบด้วย การละลาย พฤติกรรม (Unfreezing) การเปลี่ยนแปลง (Changing) และการสร้างพฤติกรรมใหม่ (Refreezing)
ข้อ 3 จงอธิบายหลักการของเทคนิคการวิเคราะห์องค์การ (SWOT Technique) และวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของกรุงเทพมหานคร โดยใช้เทคนิคดังกล่าวมาให้เข้าใจอย่างชัดเจน
แนวคําตอบ
หลักการของเทคนิคการวิเคราะห์องค์การ
ก่อนที่องค์การต่าง ๆ จะกําหนดกลยุทธ์จําเป็นต้องมีการวิเคราะห์องค์การโดยใช้เทคนิค SWOT เพื่อให้ทราบจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การก่อน ซึ่งคําว่า SWOT ประกอบด้วย
1 S = Strengths คือ จุดแข็งขององค์การ เป็นการพิจารณาทรัพยากรภายในองค์การ หรือระบบย่อยขององค์การ เช่น อํานาจหน้าที่ เป้าประสงค์ จุดมุ่งหมาย โครงสร้าง บุคลากร ความรู้และข้อมูลข่าวสาร เทคโนโลยี เป็นต้น ว่ามีอะไรบ้างที่เป็นจุดแข็ง/จุดเด่นขององค์การ องค์การสามารถทําได้ดี มีความชํานาญ มีคุณภาพ มีชื่อเสียง เป็นต้น
2 W = Weakness คือ จุดอ่อนขององค์การ เป็นการพิจารณาอํานาจหน้าที่ เป้าประสงค์ จุดมุ่งหมาย โครงสร้าง บุคลากร ความรู้และข้อมูลข่าวสาร และเทคโนโลยีภายในองค์การว่ามีจุดอ่อนอย่างไร เพื่อที่จะได้ปรับปรุงแก้ไข
3 O = Opportunities คือ โอกาสที่จะทําให้เกิดความได้เปรียบแก่องค์การ เป็นการ พิจารณาดูว่ามีปัจจัยภายนอกองค์การใดที่จะนํามาเป็นประโยชน์ในการดําเนินงานขององค์การได้บ้าง ซึ่งแบ่งออกเป็น
1) สิ่งแวดล้อมของงาน ได้แก่ ลูกค้า คู่แข่ง ผู้ผลิต แรงงาน กฎระเบียบหรือหน่วยงานที่ควบคุม
2) สิ่งแวดล้อมทั่วไป ได้แก่ การเมือง กฎหมาย เศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และต่างประเทศ
4 T = Threats คือ อุปสรรคหรืออันตรายที่จะทําให้เกิดหายนะแก่องค์การ เป็นการ พิจารณาสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ได้แก่ สิ่งแวดล้อมของงานและสิ่งแวดล้อมทั่วไปที่ทําให้เกิดอันตรายหรือ หายนะต่อการดําเนินงานขององค์การ
การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของกรุงเทพมหานครโดยใช้เทคนิค SWOT จุดแข็ง
1 มีบุคลากรที่มีคุณภาพและมีความรู้ความสามารถ
2 มีงบประมาณจํานวนมาก
3 มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย
4 มีสํานักงานเขต 50 เขต แต่ละเขตมีบุคลากรและเครื่องมือพร้อมในการทํางาน
5 คณะผู้บริหารมีความรู้ความสามารถ มีประสบการณ์ และได้รับการยอมรับจากประชาชนสูง
จุดอ่อน
1 การบริหารราชการยังขาดการบูรณาการระหว่างหน่วยงานในสังกัดกรุงเทพมหานคร และการสร้างความร่วมมือกับหน่วยงานภายนอกที่ดําเนินภารกิจในพื้นที่กรุงเทพมหานคร
2 การบริหารราชการขาดความโปร่งใส เกิดปัญหาทุจริตคอร์รัปชั่น
3 ระบบการตรวจสอบและควบคุมการบริหารราชการไม่มีประสิทธิภาพ ขาดการมีส่วนร่วมของประชาชน
4 ผู้บริหารมาจากการเลือกตั้ง ทําให้บางครั้งการดําเนินนโยบายต่าง ๆ ขาดความต่อเนื่อง
5 ขาดอํานาจต่อรองทางการเมืองกับรัฐบาล ทําให้ไม่สามารถริเริ่มภารกิจใหม่ ๆ หรือขยายเขตอํานาจตามกฎหมายให้กว้างขวางมากขึ้นได้
โอกาส
1 เป็นศูนย์กลางทางการเมือง การปกครอง และเศรษฐกิจของประเทศ
2 เป็นเมืองเศรษฐกิจขนาดใหญ่ มีอัตราการขยายตัวทางเศรษฐกิจสูงและต่อเนื่อง
3 เป็นสถานที่ตั้งของสถานที่สําคัญ ๆ เช่น กระทรวง กรมต่าง ๆ สถาบันการศึกษาที่มีชื่อเสียงที่ทําการหนังสือพิมพ์ สถานีวิทยุและโทรทัศน์ เป็นต้น รวมทั้งมีแหล่งท่องเที่ยวที่น่าสนใจ จํานวนมาก เช่น พระบรมมหาราชวัง วัดพระแก้ว วัดอรุณราชวราราม วัดเบญจมบพิตร เป็นต้น
4 มีระบบโครงข่ายการสื่อสารสมัยใหม่ที่ครอบคลุมทุกพื้นที่ ประชากรส่วนใหญ่เข้าถึงเครือข่ายได้ถ้วนหน้า
5 ประชากรมีระดับการศึกษาสูงกว่าเมืองอื่น ๆ ในประเทศ
อุปสรรค
1 การอพยพของคนเข้ามาอาศัยอยู่ในกรุงเทพมหานครเป็นจํานวนมากส่งผลให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา เช่น ความแออัด การขาดแคลนที่อยู่อาศัย การเกิดปัญหา – อาชญากรรมเพิ่มขึ้น รวมทั้งมีความเสี่ยงต่อการเกิดโรคระบาดหรือโรคติดต่อต่าง ๆ
2 ภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำส่งผลต่อระดับรายได้ของประชากร การจ้างงาน และการลงทุน
ต่าง ๆ
3 การเข้าสู่ประชาคมอาเซียนส่งผลให้แรงงานจากประเทศเพื่อนบ้าน ได้แก่ พม่า ลาว – และกัมพูชา หลั่งไหลเข้ามาทํางานในกรุงเทพมหานครเป็นจํานวนมาก
4 การเมืองที่ขาดเสถียรภาพส่งผลให้กรุงเทพมหานครเป็นเมืองที่มีความเสี่ยงต่อการชุมนุมประท้วง หรือการก่อเหตุความรุนแรงต่าง ๆ อันเนื่องมาจากปัญหาการเมือง
5 การมีความเสี่ยงต่อการก่อการร้ายหรือการก่ออาชญากรรมข้ามชาติ
ข้อ 4 เทคนิคการบริหารงานสมัยใหม่ อาทิ การบริหารคุณภาพ การบริหารคุณภาพทั้งองค์การ T.Q.M. 5 ส. การรื้อปรับองค์การ ธรรมาภิบาล ระบบมาตรฐานคุณภาพ ISO 9000 ระบบมาตรฐานสากล ของประเทศไทย (P.S.O.) ระบบซิกซ์ ซิกม่า (Six Sigma) และ 7S’s Model เป็นต้น จงเลือกอธิบาย เพียง 1 เทคนิค (ระบุนักคิด ความเป็นมา หลักการสําคัญของเทคนิคนั้น ๆ มาให้เข้าใจอย่างชัดเจน)
แนวคําตอบ
ทฤษฎี 7 S’s (The 7 S’s Model) ของ McKinsey
เมื่อปลายปี ค.ศ. 1970 บริษัทที่ปรึกษาชื่อ “McKinsey” ได้เชิญ Richard Pascale แห่ง มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด และ Anthony Athos แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ให้มาช่วยพัฒนากรอบแนวคิดการบริหาร ที่เรียกว่า The McKinsey 7 S’s Framework ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยที่สําคัญ 7 ประการ สามารถอธิบายได้ดังนี้
1 กลยุทธ์ (Strategy) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนองค์การเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วยการใช้เทคนิค SWOT (SWOT Technique) มาทําการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การ เพื่อนํามากําหนดเป็นกลยุทธ์
2 โครงสร้าง (Structure) คือ การปรับปรุงโครงสร้างองค์การ การแบ่งหน่วยงาน การรวม อํานาจ และการกระจายอํานาจที่เหมาะสม
3 ระบบ (Systems) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดระบบงาน และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ให้สั้นลง เพื่อทําให้สามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็ว
4 สไตล์ (Style) คือ แบบแผนพฤติกรรมของผู้นํา การใช้รูปแบบการบริหารที่เหมาะสม และแสดงบทบาทผู้นําการเปลี่ยนแปลง
5 การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Staff) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการคัดเลือกบุคลากรที่มีความ สามารถ การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การหมุนเวียนกันทํางาน และการเห็นคุณค่าของทรัพยากรมนุษย์
6 ทักษะ (Skills) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความชํานาญ ความสามารถพิเศษของบุคลากร การพัฒนาทักษะการทํางานของแต่ละบุคคล และการส่งเสริมการทํางานเป็นทีม
7 ค่านิยมร่วม (Shared Values) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างค่านิยมร่วมกันในการทํางาน หรือที่เรียกว่า “Spiritual Values” เช่น การให้บริการ ความยุติธรรม ความสามัคคีปรองดอง ความร่วมมือ ความสุภาพ ความอ่อนน้อมถ่อมตน ความกตัญญู การทําในสิ่งที่ดีกว่า การปรับปรุงแก้ไข การปรับตัวเข้าหากัน เป็นต้น ค่านิยม ดังกล่าวนี้เป็นสิ่งที่ควรสร้างสรรค์ให้เกิดขึ้นในองค์การ
ปัจจัยทั้ง 7 ประการสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ
1 Hard คือ ส่วนที่แข็ง ไม่คล่องตัว และปรับตัวได้ค่อนข้างช้า ได้แก่ กลยุทธ์ และโครงสร้าง ขององค์การ
2 Soft คือ ส่วนที่อ่อน มีความคล่องตัว และสามารถปรับตัวได้ง่าย ได้แก่ สไตล์ของ ผู้บริหาร ระบบงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทักษะ และค่านิยมร่วม
สรุป จากกรอบแนวคิดของปัจจัย 7 S’s ดังกล่าว ผู้บริหารจําเป็นต้องใช้ภาวะผู้นําในการบริหาร ปัจจัยทั้ง 7 ประการให้สอดคล้องและสมดุลกัน นับตั้งแต่การกําหนดกลยุทธ์ขององค์การ การปรับปรุงโครงสร้าง ที่เหมาะสม การจัดระบบงานให้เหมาะสมและลดขั้นตอนการทํางานให้สั้นลงเพื่อทําให้สามารถบริการได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น การใช้สไตล์การบริหารงานที่ให้ความสําคัญทั้งบุคคลและงาน การให้เกียรติผู้ร่วมงาน การบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ด้วยการสรรหาและคัดเลือกคนดีมีฝีมือเข้ามาทํางาน การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การพัฒนา ทักษะส่วนบุคคล การสร้างทักษะการทํางานเป็นทีม และการสร้างค่านิยมสร้างสรรค์ในการทํางาน
