POL4321 การบริหารร่วมสมัย 2/2557

การสอบไล่ภาค 2 ปีการศึกษา 2557

ข้อสอบกระบวนวิชา POL 4321 การบริหารร่วมสมัย

คําสั่ง ข้อสอบมี 4 ข้อ นักศึกษาที่เข้าชั้นเรียนและทํารายงานให้เลือกตอบเพียง 2 ข้อ โดยระบุหัวข้อรายงานในสมุดคําตอบหน้าแรก ส่วนนักศึกษาที่ไม่ได้เข้าชั้นเรียนและไม่ได้ทํารายงานให้เลือกตอบ 3 ข้อ

ข้อ 1 คําว่าการบริหารกับการจัดการมีความแตกต่างกันหรือไม่ อย่างไร พร้อมกับอธิบายความหมายผู้บริหาร/ผู้จัดการมีหน้าที่สําคัญในเรื่องอะไรบ้าง จงอธิบาย

แนวคําตอบ

คําว่า “การบริหาร” กับ “การจัดการ” ในภาษาอังกฤษใช้คําว่า “Administration” หรือ “Management” สองคํานี้มีความหมายเหมือนกันและใช้แทนกันได้ แต่คําว่า “Administration” มักใช้สําหรับ การบริหารระดับสูง ซึ่งเน้นเกี่ยวกับการกําหนดนโยบายและแผนงาน และนิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจหรือการบริหารงาน ราชการ ซึ่งผู้บริหารในหน่วยงานราชการเรียกว่า “Administrator” ส่วนคําว่า “Management” มักใช้สําหรับการ ดําเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายหรือแผนที่วางไว้ และนิยมใช้ในการบริหารธุรกิจ ซึ่งผู้จัดการในภาคธุรกิจ เรียกว่า “Manager”

การบริหารการจัดการ มีความหมายดังนี้

Dale กล่าวว่า การบริหาร หมายถึง การทํางานให้สําเร็จโดยอาศัยผู้อื่น

Simon กล่าวว่า การบริหาร หมายถึง กิจกรรมของกลุ่มบุคคลในการร่วมมือกันทํางานเพื่อให้ บรรลุเป้าหมาย

สมพงศ์ เกษมสิน กล่าวว่า การบริหาร หมายถึง การใช้ศาสตร์และศิลปะในการนําทรัพยากร การบริหารมาดําเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ..

ติน ปรัชญพฤทธิ์ กล่าวว่า การบริหาร หมายถึง กระบวนการนําการตัดสินใจและนโยบายไปปฏิบัติ ภารกิจหรือหน้าที่ของผู้บริหาร/ผู้จัดการ

Certo and Certo กล่าวว่า ภารกิจหรือหน้าที่สําคัญของผู้บริหาร/ผู้จัดการ มี 4 ประการ คือ

1 การวางแผน (Planning) เป็นการเลือกวิธีการทํางานเพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตาม เป้าหมายขององค์การ กําหนดแนวทางการทํางานว่าจะทําอย่างไรและจะทําเมื่อใด กิจกรรมการวางแผนจึงมุ่งเน้น การทํางานให้บรรลุเป้าหมายด้วยการกําหนดแผนงาน ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร การวางแผนจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง กับสิ่งที่ต้องทําให้สําเร็จในอนาคตอันใกล้ (Short Term) และระยะยาว (Long Term)

2 การจัดองค์การ (Organizing) เป็นการมอบหมายงานให้บุคลากรหรือกลุ่มบุคคลใน องค์การนําแผนงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานขององค์การประสบความสําเร็จ

3 การใช้อิทธิพล (Influencing) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความสามารถในการจูงใจ (Motivating) การนํา (Leading) การสั่งการ (Directing) ของผู้บริหารเพื่อให้บุคลากรในองค์การทํางานสําเร็จ ซึ่งแนวคิดของ การทํางานเป็นการเน้นที่บุคคล (Human-Oriented) มากกว่าเน้นที่งาน (Task-Oriented)

4 การควบคุม (Controlling) เป็นหน้าที่การจัดการของผู้บริหาร ดังนี้

1) การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลการทํางานของบุคลากรในองค์การเพื่อนํามากําหนดเป็นมาตรฐานการทํางาน

2) การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานการทํางาน

3) การนําผลการเปรียบเทียบการทํางานมาพิจารณาว่าองค์การควรจะปรับมาตรฐานการทํางานให้สูงขึ้นอย่างไร

 

ข้อ 2 การเปลี่ยนแปลงในองค์การ (Organization Change) คืออะไร ยกตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐในด้านกระบวนการทํางาน และการให้บริการมาอย่างละ 1 เรื่อง สภาวการณ์อะไรบ้างที่ทําให้ผู้บริหารจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในองค์การ จงอธิบาย

แนวคําตอบ

ณัฏฐพันธ์ เขจรนันท์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง กระบวนการสร้างการ เปลี่ยนแปลงในองค์การโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาในองค์การ หรือพยายามปรับปรุงองค์การให้ก้าวหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ปัญหา การวางแผนและดําเนินการสร้างวัฒนธรรมองค์การที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการ เปลี่ยนแปลงองค์การจะใช้เทคนิคทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ สังคมวิทยา และการวิจัยเชิงปฏิบัติการ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้บริหารระดับสูงเป็นบุคคลที่มีบทบาทสําคัญในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง

ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงองค์การ หมายถึง การเปลี่ยนแปลง องค์การทั้งหมดหรือบางส่วนขององค์การ เช่น การออกแบบโครงสร้างองค์การใหม่ การติดตั้งระบบสารสนเทศใหม่ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ การออกแบบงาน กระบวนการทํางาน เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมองค์การ เป็นต้น

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงในองค์การภาครัฐ มหาวิทยาลัยรามคําแหงมีการเปลี่ยนแปลงองค์การในด้านต่าง ๆ ดังนี้

1 ด้านกระบวนการทํางาน เช่น มหาวิทยาลัยได้นําระบบ One Stop Service มาใช้ใน การรับสมัครนักศึกษา ซึ่งทําให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการรับสมัครมากขึ้น

2 ด้านการบริการ เช่น มหาวิทยาลัยได้ให้บริการทางอินเทอร์เน็ต เพื่อให้นักศึกษาสามารถ เข้าถึงบริการและข้อมูลต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยได้สะดวกขึ้น โดยมีเว็บไซต์ เช่น

– www.ru.ac.th เป็นเว็บไซต์หลักที่มีรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง

– www.ram.edu เป็นเว็บไซต์เกี่ยวกับ e-Learning ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง

– www.e-ru.tv เป็นเว็บไซต์เกี่ยวกับสถานีวิทยุและโทรทัศน์ของมหาวิทยาลัยรามคําแหง รวมทั้งเป็นเว็บไซต์สําหรับถ่ายทอดสดการประชุม สัมมนา และการบรรยายพิเศษ

สภาวการณ์ที่ทําให้ผู้บริหารจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในองค์การ

สภาวการณ์หรือปัจจัยที่ทําให้ผู้บริหารจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในองค์การสามารถแบ่งออกได้ เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ปัจจัยภายนอกองค์การ และปัจจัยภายในองค์การ ดังข้อเสนอของนักวิชาการต่อไปนี้

Patrick Dawson ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Understanding Organizational Change (2003) ว่า ประเภทของสิ่งกระตุ้นที่นําไปสู่การเปลี่ยนแปลงในองค์การมีปัจจัยมาจาก 2 ปัจจัย คือ

1 ปัจจัยภายนอกองค์การ ประกอบด้วย 6 ปัจจัย คือ

1) กฎหมายและกฎระเบียบของรัฐบาล เช่น นโยบายระดับชาติ ข้อตกลงระดับโลก เกี่ยวกับมลภาวะและสิ่งแวดล้อม ข้อตกลงเกี่ยวกับภาษีและการค้า

2) กระแสโลกาภิวัตน์ของการตลาดและการค้าระหว่างประเทศ เช่น แรงกดดัน จากภาวะการแข่งขันทั้งจากตลาดภายในและต่างประเทศ

3) เหตุการณ์สําคัญทางการเมืองและสังคม เช่น การเกิดวินาศกรรมที่ประเทศ สหรัฐอเมริกาเมื่อวันที่ 11 กันยายน ค.ศ. 2001

4) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี เช่น องค์การต่าง ๆ ได้นําเทคโนโลยีชั้นสูงมาใช้ ในการผลิตสินค้า

5) ความเจริญเติบโตและการขยายตัวขององค์การ เช่น องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น มีความซับซ้อนมากขึ้น จึงจําเป็นต้องพัฒนากลไกการประสานงานให้มีความเหมาะสม

6) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ เช่น การเปลี่ยนแปลงอันเนื่องมาจากความ ผันแปรของภาวะเศรษฐกิจ

2 ปัจจัยภายในองค์การ ประกอบด้วย 4 ปัจจัย คือ

1) เรื่องของเทคโนโลยี เช่น การประชุมผ่าน Video-Conferencing การนําคอมพิวเตอร์ มาใช้ในงานบัญชีและระบบสารสนเทศ

2) เรื่องเกี่ยวกับงานโดยตรง เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบการผลิตหรือการบริการ

3) เรื่องเกี่ยวกับผู้รับบริการ เช่น ในการพัฒนาและการปฏิบัติในเรื่องทรัพยากรมนุษย์ เกี่ยวกับการจัดโปรแกรมการฝึกอบรม และการเพิ่มพูนทักษะที่หลากหลาย การทํางานเป็นทีม

4) เรื่องเกี่ยวกับโครงสร้างการบริหารงาน เช่น การปรับปรุงโครงสร้างการทํางาน และการกําหนดความสัมพันธ์ของอํานาจหน้าที่ในองค์การใหม่

Kinicki and Kreitner ได้กล่าวไว้ในหนังสือ Organizational Behavior : Key Concepts, Skills & Best Practices (2008) ว่า ปัจจัยที่เป็นเหตุให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์การต่าง ๆ มาจากปัจจัย 2 ประการ คือ

1 ปัจจัยภายนอกองค์การ เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการผลิตและบริการ ซึ่งมี 4 ปัจจัยสําคัญ คือ

1) ลักษณะของประชากร เนื่องจากปัจเจกบุคคลมีลักษณะที่แตกต่างกัน องค์การ ต่าง ๆ จึงต้องมีระบบการจัดการที่หลากหลายอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากร รวมทั้ง ทําให้บุคลากรเกิดความผูกพันต่อองค์การ นอกจากนี้สิ่งท้าทายขององค์การ คือ จะต้องกระตุ้นให้บุคลากรได้ใช้ ศักยภาพที่เขามีให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด

2) ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี องค์การต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์การภาครัฐ หรือองค์การภาคเอกชนล้วนแล้วแต่ต้องการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงผลผลิตและการแข่งขันให้บริการกับลูกค้า

3) การเปลี่ยนแปลงลูกค้าและการตลาด เนื่องจากลูกค้ามีความต้องการที่หลากหลาย และต้องการสินค้าที่มีคุณภาพ รวมทั้งการแข่งขันที่มีมากขึ้น จึงทําให้องค์การต่าง ๆ ต้องปรับกลยุทธ์ในการผลิต สินค้าและบริการให้มีคุณภาพ

4) แรงกดดันทางด้านสังคมและการเมือง เป็นปัจจัยที่มาจากเหตุการณ์ทางด้านสังคมและการเมือง เช่น กรณีปัญหาการทุจริตด้านการเงินในบริษัทใหญ่ ๆ ส่งผลให้องค์การนั้นมีปัญหาจนต้อง ปิดกิจการ นอกจากนี้เหตุการณ์การเมือง เช่น การเกิดสงครามทําให้ส่งผลกระทบต่อการผลิตสินค้าและบริการ

2 ปัจจัยภายในองค์การ เช่น ความพึงพอใจในการทํางานต่ำ ผลผลิตตกต่ำ การเข้าออก จากงานสูง มีปัญหาความขัดแย้งมาก ซึ่งโดยทั่วไปปัจจัยภายในองค์การที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมักจะมา จากปัญหาทรัพยากรมนุษย์และพฤติกรรมทางการบริหาร

 

ข้อ 3 เทคนิคการบริหารสมัยใหม่ที่ได้จากการฟังคําบรรยายในชั้นเรียน อาทิเช่น QC.C. (Quality Control Circle), T.Q.M. (Total Quality Management), 5 S., Kaizen, ISO 9000, Six Sigma, Strategic Management เป็นต้น จงเลือกตอบมา 1 เทคนิค พร้อมทั้งอธิบายความเป็นมา ระบุนักคิดและหลักการของเทคนิคนั้น ๆ มาให้เข้าใจแต่เพียงสังเขป

แนวคําตอบ

ไคเซ็น (Kaizen)

ไคเซ็นเป็นแนวคิดและวิถีชีวิตของชาวญี่ปุ่น โดยคําว่า “ไคเซ็น” หมายถึง การปรับปรุงหรือ. พัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นการปรับปรุงในทุก ๆ ด้านของการดํารงชีวิต ไม่ว่าจะเป็นในที่ทํางานในสังคม หรือในบ้านให้ดีขึ้นอย่างสม่ําเสมอ โดยทุกคนต้องเกี่ยวข้องตลอดเวลา

กลยุทธ์ของไคเซ็นคือคํากล่าวที่ว่า “ไม่มีวันใดเลยที่ผ่านไปโดยไม่มีการปรับปรุงในส่วนใด ส่วนหนึ่งขององค์การ” ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา

หลักการบริหารแบบไคเซ็น มีดังนี้

1 การมองว่าลูกค้าต้องมาก่อนเสมอ (Customer First)

2 การควบคุมคุณภาพรวม (Total Quality Control)

3 การมีระบบข้อเสนอแนะ (Suggestion Systems)

4 การใช้หุ่นยนต์ (Robotics) ช่วยในการผลิต

5 การจัดตั้งกลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circles)

6 การมีระบบการควบคุมโดยอัตโนมัติ (Automation)

7 การมีวินัยในการทํางาน (Discipline in the Workplace)

8 การติดป้าย (Kanban) รับรองมาตรฐานสินค้า

9 การมีระบบการผลิตทันเวลา (Just in Time : JIT)

10 การมีของเสียเป็นศูนย์ (Zero Defects)

11 การมีกิจกรรมกลุ่มย่อย (Small Group Activities)

12 การจัดการโดยอาศัยความร่วมมือของพนักงาน (Cooperative Labour Management)

13 การปรับปรุงผลผลิต (Productivity Improvement)

14 การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ (New Product Development)

 

หลักปฏิบัติของการบริหารแบบไคเซ็น มี 2 ประการ คือ

1 การบํารุงรักษา (Maintenance) หมายถึง การส่งเสริมให้ทุกคนช่วยกันดูแลบํารุงรักษา เครื่องจักรเครื่องใช้ให้มีอายุการใช้งานได้นาน

2 การปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) หมายถึง การปรับปรุง การทํางานให้ได้มาตรฐานให้สูงขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งการปรับปรุงมี 2 แนวทาง คือ การปรับปรุงสิ่งที่เป็นอยู่และการแสวงหา สิ่งใหม่หรือนวัตกรรม (Innovation)

จุดเน้นที่สําคัญของแนวคิดไคเซ็น

แนวคิดของไคเซ็นเน้นกระบวนการ (Process) ซึ่งต้องปรับปรุงขั้นตอนหรือลดขั้นตอนก่อนที่ จะปรับปรุงผลที่ได้รับ (Output) และเน้นที่การปฏิบัติและการใช้ความพยายามของบุคคล เช่น เมื่อผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องการประเมินผลงาน พนักงานขายก็จะประเมินเวลาที่ใช้ในการติดต่อกับลูกค้า เวลาที่ใช้ในการเยี่ยมลูกค้า และเวลาที่ใช้ในสํานักงาน ความสําเร็จที่ได้รับจะทําให้บุคลากรมีขวัญและกําลังใจในการปรับปรุงงานของตนให้ดีขึ้น หรือกล่าวได้ว่าเป็นการให้ความสําคัญกับการเข้าถึงลูกค้าพอ ๆ กับยอดขาย

สรุป แนวคิดและกลยุทธ์ของไคเซ็นสามารถนําไปใช้ได้ทั่วไป และมีความเกี่ยวข้องกับทุกคน ในองค์การตั้งแต่ระดับสูงสุดจนถึงผู้ปฏิบัติงานระดับล่างสุด

 

ข้อ 4 แนวคิดการบริหารงานที่สําคัญที่ได้จากการบรรยายในชั้นเรียน อาทิเช่น หลักการ 5 G’s, ทฤษฎี 7 S’s ของ McKinsey, หลักการ 4 VIPs และหลักการบริหารการปกครองที่ดี (Good Governance) เป็นต้น จงเลือกตอบมา 1 แนวคิด พร้อมทั้งอธิบายหลักการของแนวคิดนั้นมาให้เข้าใจ

แนวคําตอบ

ทฤษฎี 7 S’s (The Seven-S Model) ของ McKinsey

เมื่อปลายปี ค.ศ. 1970 บริษัทที่ปรึกษาชื่อ “McKinsey” ได้เชิญ Richard Pascale แห่ง มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด และ Anthony Athos แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ให้มาช่วยพัฒนากรอบแนวคิดการบริหาร ที่เรียกว่า The McKinsey 7s’s Framework ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยที่สําคัญ 7 ประการสามารถอธิบายได้ดังนี้

1 กลยุทธ์ (Strategy) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนองค์การเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วยการใช้เทคนิค SWOT (SWOT Technique) มาทําการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การ เพื่อนํามากําหนดเป็นกลยุทธ์

2 โครงสร้าง (Structure) คือ การปรับปรุงโครงสร้างองค์การ การแบ่งหน่วยงาน การรวม อํานาจ และการกระจายอํานาจที่เหมาะสม

3 ระบบ (Systems) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดระบบงาน และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ให้สั้นลง เพื่อทําให้สามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็ว

4 สไตล์ (Style) คือ แบบแผนพฤติกรรมของผู้นํา การใช้รูปแบบการบริหารที่เหมาะสม และแสดงบทบาทผู้นําการเปลี่ยนแปลง

5 การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Staff) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการคัดเลือกบุคลากรที่มี ความสามารถ การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การหมุนเวียนกันทํางาน และการเห็นคุณค่าของทรัพยากรมนุษย์

6 ทักษะ (Skills) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความชํานาญ ความสามารถพิเศษของบุคลากร การพัฒนาทักษะการทํางานของแต่ละบุคคล และการส่งเสริมการทํางานเป็นทีม

7 ค่านิยมร่วม (Shared Values) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างค่านิยมร่วมกันในการทํางาน หรือที่เรียกว่า “Spiritual Values” เช่น การให้บริการ ความยุติธรรม ความสามัคคีปรองดอง ความร่วมมือ ความสุภาพ ความอ่อนน้อมถ่อมตน ความกตัญญ การทําในสิ่งที่ดีกว่า การปรับปรุงแก้ไข การปรับตัวเข้าหากัน เป็นต้น ค่านิยม ดังกล่าวนี้เป็นสิ่งที่ควรสร้างสรรค์ให้เกิดขึ้นในองค์การ

ปัจจัยทั้ง 7 ประการสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ

1 Hard คือ ส่วนที่แข็ง ไม่คล่องตัว และปรับตัวได้ค่อนข้างช้า ได้แก่ กลยุทธ์ และโครงสร้าง ขององค์การ

2 Soft คือ ส่วนที่อ่อน มีความคล่องตัว และสามารถปรับตัวได้ง่าย ได้แก่ สไตล์ของผู้บริหาร ระบบงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทักษะ และค่านิยมร่วม

สรุป จากกรอบแนวคิดของปัจจัย 7 S’s ดังกล่าว ผู้บริหารจําเป็นต้องใช้ภาวะผู้นําในการบริหาร ปัจจัยทั้ง 7 ประการให้สอดคล้องและสมดุลกัน นับตั้งแต่การกําหนดกลยุทธ์ขององค์การ การปรับปรุงโครงสร้าง ที่เหมาะสม การจัดระบบงานให้เหมาะสมและลดขั้นตอนการทํางานให้สั้นลงเพื่อทําให้สามารถบริการได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น การใช้สไตล์การบริหารงานที่ให้ความสําคัญทั้งบุคคลและงาน การให้เกียรติผู้ร่วมงาน การบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ด้วยการสรรหาและคัดเลือกคนดีมีฝีมือเข้ามาทํางาน การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การพัฒนา ทักษะส่วนบุคคล การสร้างทักษะการทํางานเป็นทีม และการสร้างค่านิยมสร้างสรรค์ในการทํางาน