POL4321 การบริหารร่วมสมัย 1/2561

การสอบไล่ภาค 1 ปีการศึกษา 2561

ข้อสอบกระบวนวิชา POL 4321 การบริหารร่วมสมัย

คําสั่ง ข้อสอบมี 3 ข้อ ให้นักศึกษาตอบทุกข้อ

ข้อ 1 คําว่า “การบริหาร” (Administration) กับ “การจัดการ” (Management) สองคํานี้มีความแตกต่างกันหรือไม่ จงอธิบายพร้อมกับยกตัวอย่างนักวิชาการที่เด่น ๆ มาอย่างน้อย 2 ท่าน การบริหารมีความสําคัญอย่างไร และหน้าที่ของผู้บริหารมีอะไรบ้าง จงอธิบายมาให้เข้าใจ อย่างชัดเจน

แนวคําตอบ

คําว่า “การบริหาร” Administration) กับ “การจัดการ” (Management) สองคํานี้มีความหมาย เหมือนกันและใช้แทนกันได้ แต่คําว่า “การบริหาร” (Administration) มักใช้สําหรับการบริหารระดับสูง ซึ่งเน้นเกี่ยวกับการกําหนดนโยบายและแผนงาน และนิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจหรือการบริหารงานราชการ ซึ่งผู้บริหาร ในหน่วยงานราชการเรียกว่า “Administrator” ส่วนคําว่า “การจัดการ” (Management) มักใช้สําหรับ การดําเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายหรือแผนที่วางไว้ และนิยมใช้ในการบริหารธุรกิจ ซึ่งผู้จัดการในภาคธุรกิจ เรียกว่า “Manager”

นักวิชาการด้านการบริหาร/การจัดการ เช่น Dale, Simon, Certo and Certo, สมพงศ์ เกษมสิน, ติน ปรัชญพฤทธิ์ เป็นต้น การบริหารมีความสําคัญ ดังนี้

1 เป็นสมองขององค์การ เพราะการที่องค์การจะประสบความสําเร็จตามเป้าหมาย “จําเป็นต้องมีกระบวนการจัดการที่ดี เช่น มีการวางแผนและการตัดสินใจที่ดี เป็นต้น

2 เป็นวิธีการที่ทําให้สมาชิกในองค์การมีจิตสํานึกร่วมกันและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติงาน

3 เป็นการกําหนดขอบข่ายในการทํางานของสมาชิกในองค์การมิให้ซ้ําซ้อนกัน ส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ

4 เป็นการแสวงหาวิธีการที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

5 ทําให้บริหารงานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

6 ป้องกันปัญหางานคั่งค้าง ล่าช้า และสิ้นเปลือง

7 ทําให้ติดตามงาน และควบคุมงานได้ง่ายขึ้น

 

หน้าที่ของผู้บริหาร Certo and Certo กล่าวว่า หน้าที่ของผู้บริหารมี 4 ประการ คือ

1 การวางแผน (Planning) เป็นการเลือกวิธีการทํางานเพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตาม เป้าหมายขององค์การ กําหนดแนวทางการทํางานว่าจะทําอย่างไรและจะทําเมื่อใด กิจกรรมการวางแผนจึงมุ่งเน้น การทํางานให้บรรลุเป้าหมายด้วยการกําหนดแผนงาน ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร การวางแผนจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง กับสิ่งที่ต้องทําให้สําเร็จในอนาคตอันใกล้ (Short Term) และระยะยาว (Long Term)

2 การจัดองค์การ (Organizing) เป็นการมอบหมายงานให้บุคลากรหรือกลุ่มบุคคล ในองค์การนําแผนงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานขององค์การประสบความสําเร็จ

3 การใช้อิทธิพล (Influencing) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความสามารถในการจูงใจ (Motivating) การนํา (Leading) การสั่งการ (Directing) ของผู้บริหารเพื่อให้บุคลากรในองค์การทํางานสําเร็จ ซึ่งแนวคิดของ การทํางานเป็นการเน้นที่บุคคล (Humaา-Oriented) มากกว่าเน้นที่งาน (Task-Oriented)

4 การควบคุม (Controlling) เป็นหน้าที่การจัดการของผู้บริหาร ดังนี้

1) การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลการทํางานของบุคลากรในองค์การเพื่อนํามากําหนดเป็นมาตรฐานการทํางาน

2) การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานการทํางาน

3) การนําผลการเปรียบเทียบการทํางานมาพิจารณาว่าองค์การควรจะปรับมาตรฐานการทํางานให้สูงขึ้นอย่างไร

 

ข้อ 2 วัฒนธรรมองค์การ (Organizational Culture) คืออะไร ระบุชื่อนักวิชาการที่เด่น ๆ 1 ท่าน วัฒนธรรมองค์การแบ่งเป็นที่ระดับ อะไรบ้าง จงอธิบายพร้อมกับยกตัวอย่างวัฒนธรรมองค์การ ในองค์การภาครัฐมา 1 แห่ง

แนวคําตอบ

พิทยา บวรวัฒนา กล่าวว่า วัฒนธรรมองค์การ (Organizational Culture) คือ ความเข้าใจ ร่วมกัน (Shared Meaning) ของบุคลากรในองค์การเกี่ยวกับการประพฤติปฏิบัติซึ่งได้รับถ่ายทอดกันมา เป็นเวลานาน และแสดงออกมาในลักษณะเป็นความเชื่อ (Beliefs) สัญลักษณ์ (Symbols) พิธีการ (Rituals) นิทาน (Myths) การเล่าเรื่อง และแนวทางการปฏิบัติ

ระดับของวัฒนธรรมองค์การ Schein ได้แบ่งระดับของวัฒนธรรมองค์การออกเป็น 3 ระดับ คือ

1 วัฒนธรรมทางกายภาพ (Artifacts) เป็นระดับวัฒนธรรมองค์การที่บุคคลสามารถ มองเห็น ได้ยินและรู้สึกได้ทันทีเมื่อเข้าไปในแต่ละองค์การ นอกจากนี้แล้วยังรวมถึงผลิตภัณฑ์ บริการ และพฤติกรรม ของสมาชิก โดยวัฒนธรรมทางกายภาพแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

1) ประเภทวัตถุ เช่น ศิลปะต่าง ๆ โลโก้ของหน่วยงาน รูปทรงหรือการออกแบบตึก เฟอร์นิเจอร์ เครื่องแต่งกาย เป็นต้น

2) ประเภทพฤติกรรม เช่น พิธีกรรมต่าง ๆ รูปแบบการติดต่อสื่อสาร ประเพณี การให้รางวัล หรือการลงโทษพนักงาน เป็นต้น

3) ประเภทภาษา เช่น เรื่องเล่าเกี่ยวกับความยากลําบากในการก่อตั้งองค์การ เรื่องตลกในหน่วยงาน ชื่อจริงหรือชื่อเล่นที่ใช้เรียกในที่ทํางาน คําศัพท์เฉพาะที่ใช้กันในหน่วยงาน คําอธิบาย เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ อุปมาอุปมัย หรือคําขวัญที่มักใช้กันในองค์การ เป็นต้น

 

2 ค่านิยม (Espoused Values) เป็นสิ่งที่บอกว่าสิ่งใดมีคุณค่าหรือสิ่งใดควรกระทํา ค่านิยมเป็นเป้าหมายและมาตรฐานของสังคมที่สมาชิกในองค์การควรเอาใจใส่ เช่น การทํางานให้มีคุณภาพ มีความรับผิดชอบ และมีความโปร่งใส เป็นต้น

3 ฐานคติ (Basic Underlying Assumption) เป็นสิ่งที่สมาชิกในองค์การมีความเชื่อว่า สิ่งนั้นเป็นจริง เป็นวิธีที่ถูกต้องในการทําสิ่งนั้น (The right way to do things) เช่น มาตรฐานการทํางาน วิธีการ ทํางานที่คิดว่ามีประสิทธิภาพ เป็นต้น

 

ตัวอย่างวัฒนธรรมองค์การในองค์การภาครัฐ

คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยรามคําแหง ได้กําหนดวัฒนธรรมองค์การไว้ 6 ประการ ซึ่งเรียกว่า “POLSCI” ประกอบด้วย

1  P = Positive Thinking คือ การคิดในทางบวก หมายถึง บุคลากรคณะรัฐศาสตร์ จะต้องมองปัญหา ความทุกข์ ความไม่ราบรื่นในการปฏิบัติงานอย่างเข้าใจ ยอมรับได้ และพร้อมที่จะแก้ไขได้ทันที

2 O = Ownership คือ ความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์การ หมายถึง บุคลากรคณะรัฐศาสตร์ มุ่งปฏิบัติงานเพื่อคณะรัฐศาสตร์ โดยเห็นผลประโยชน์ส่วนตนน้อยกว่าสาธารณะ ผลักดันคณะรัฐศาสตร์ไปให้ถึง จุดมุ่งหมาย รักษาผลประโยชน์ของคณะรัฐศาสตร์ ช่วยกันทํางานเป็นทีม ทุกคนมีความสําคัญเท่ากันหมด ช่วยกัน ประสานงาน และสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพ

3 L= Leader of Change คือ การเป็นผู้นําในการเปลี่ยนแปลง หมายถึง บุคลากร คณะรัฐศาสตร์จะเป็นผู้นํายุคใหม่ที่สอดคล้องในยุคปฏิรูปที่มีการพัฒนาคุณภาพของผลผลิตและการบริการอย่าง ต่อเนื่อง มีความสามารถในการตัดสินใจจัดการเปลี่ยนแปลง สามารถตีความเข้าใจเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว มีความคิดสร้างสรรค์ สามารถประยุกต์วิธีการต่าง ๆ เพื่อให้คณะรัฐศาสตร์ประสบความสําเร็จ

4 S = Service Mind คือ การมุ่งมั่นที่จะให้บริการที่ดี หมายถึง บุคลากรคณะรัฐศาสตร์ จะเป็นผู้ให้บริการที่มีจิตใจหรือมีใจรัก มีความเต็มใจในการบริการ โดยปฏิบัติงานด้วยความยิ้มแย้ม แจ่มใส มีอารมณ์รื่นเริง และควบคุมอารมณ์ของตนเองได้ ไม่ขึ้นเสียงกับนักศึกษาหรือผู้มารับบริการ

5 C = Continuous Learning คือ การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง หมายถึง บุคลากร คณะรัฐศาสตร์แสดงออกถึงความตั้งใจในการเรียนรู้ ประยุกต์ใช้ข้อมูลและทักษะใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่อง มีส่วนร่วม ในกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อให้มีความรู้และความสามารถในการจัดการกับปัญหา และปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่ เปลี่ยนไปได้

6 I = Integrity & Ethics คือ การมีความซื่อสัตย์และคุณธรรมจริยธรรม หมายถึง บุคลากรคณะรัฐศาสตร์ประพฤติปฏิบัติงานอย่างมีคุณธรรม จริยธรรม จนเป็นที่ไว้วางใจ โดยมีความซื่อสัตย์สุจริต ตรงไปตรงมา โปร่งใสและตรวจสอบได้ ให้เกียรติและไม่เอาเปรียบผู้อื่น กระทําตามสัญญาและยึดมั่นในจรรยาบรรณ วิชาชีพ

 

ข้อ 3 เทคนิคการบริหารสมัยใหม่ เช่น แนวคิด 5 ส. การบริหารคุณภาพทั้งองค์การ (TQM), การรื้อปรับระบบ (Reengineering), ระบบมาตรฐานคุณภาพ ISO 9000, ระบบมาตรฐานสากลของ ประเทศไทย (P.S.O.), แนวคิดซิกซ์ ซิกม่า (Six Sigma) เป็นต้น อีกทั้งหลักการ 5 G’s ของญี่ปุ่น, แนวคิด 7 S’s Model เห้นักศึกษาเลือกอธิบาย 1 เทคนิค/แนวคิด (แนวการตอบให้กล่าวถึง ชื่อนักวิชาการ ที่มา หลักการสําคัญของเทคนิคนั้น ๆ)

แนวคําตอบ

ทฤษฎี 7 S’s Model

เมื่อปลายปี ค.ศ. 1970 บริษัทที่ปรึกษาชื่อ “McKinsey” ได้เชิญ Richard Pascale แห่ง มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด และ Anthony Athos แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ให้มาช่วยพัฒนากรอบแนวคิดการบริหาร ที่เรียกว่า The McKinsey 7 S’s Framework ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยที่สําคัญ 7 ประการ สามารถอธิบายได้ดังนี้

1 กลยุทธ์ (Strategy) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนองค์การเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วยการใช้เทคนิค SWOT (SWOT Technique) มาทําการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การ เพื่อนํามากําหนดเป็นกลยุทธ์

2 โครงสร้าง (Structure) คือ การปรับปรุงโครงสร้างองค์การ การแบ่งหน่วยงาน การรวม อํานาจ และการกระจายอํานาจที่เหมาะสม

3 ระบบ (Systems) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดระบบงาน และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ให้สั้นลง เพื่อทําให้สามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็ว

4 สไตล์ (Style) คือ แบบแผนพฤติกรรมของผู้นํา การใช้รูปแบบการบริหารที่เหมาะสม และแสดงบทบาทผู้นําการเปลี่ยนแปลง

5 การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Staff) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการคัดเลือกบุคลากรที่มีความ สามารถ การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การหมุนเวียนกันทํางาน และการเห็นคุณค่าของทรัพยากรมนุษย์

6 ทักษะ (Skills) เป็นเรื่องเกี่ยวกับความชํานาญ ความสามารถพิเศษของบุคลากร การพัฒนาทักษะการทํางานของแต่ละบุคคล และการส่งเสริมการทํางานเป็นทีม

7 ค่านิยมร่วม (Shared Values) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างค่านิยมร่วมกันในการทํางาน หรือที่เรียกว่า “Spiritual Values” เช่น การให้บริการ ความยุติธรรม ความสามัคคีปรองดอง ความร่วมมือ ความสุภาพ ความอ่อนน้อมถ่อมตน ความกตัญญู การทําในสิ่งที่ดีกว่า การปรับปรุงแก้ไข การปรับตัวเข้าหากัน เป็นต้น ค่านิยม ดังกล่าวนี้เป็นสิ่งที่ควรสร้างสรรค์ให้เกิดขึ้นในองค์การ

 

ปัจจัยทั้ง 7 ประการสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ

1 Hard คือ ส่วนที่แข็ง ไม่คล่องตัว และปรับตัวได้ค่อนข้างช้า ได้แก่ กลยุทธ์ และโครงสร้าง ขององค์การ

2 Soft คือ ส่วนที่อ่อน มีความคล่องตัว และสามารถปรับตัวได้ง่าย ได้แก่ สไตล์ของ ผู้บริหาร ระบบงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทักษะ และค่านิยมร่วม

สรุป จากกรอบแนวคิดของปัจจัย 7 S’s Model ดังกล่าว ผู้บริหารจําเป็นต้องใช้ภาวะผู้นํา ในการบริหารปัจจัยทั้ง 7 ประการให้สอดคล้องและสมดุลกัน นับตั้งแต่การกําหนดกลยุทธ์ขององค์การ การปรับปรุง โครงสร้างที่เหมาะสม การจัดระบบงานให้เหมาะสมและลดขั้นตอนการทํางานให้สั้นลงเพื่อทําให้สามารถบริการ ได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น การใช้สไตล์การบริหารงานที่ให้ความสําคัญทั้งบุคคลและงาน การให้เกียรติผู้ร่วมงาน ” การบริหารทรัพยากรมนุษย์ด้วยการสรรหาและคัดเลือกคนดีมีฝีมือเข้ามาทํางาน การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง การพัฒนาทักษะส่วนบุคคล การสร้างทักษะการทํางานเป็นทีม และการสร้างค่านิยมสร้างสรรค์ในการทํางาน